學(xué)校物資采購管理辦法

第一章    原 則

第一條. 為進一步規(guī)范學(xué)校的采購行為，加強學(xué)校的物資采購管理，根據(jù)美佛兒國際學(xué)校的實際情況特制訂本物資采購管理辦法。

第二條. 本物資采購管理辦法針對的是美佛兒國際學(xué)校下列采購業(yè)務(wù)：

1. 學(xué)校食堂采購

指學(xué)校食堂所需要的主副食品采購。

2. 學(xué)校行政、教學(xué)、后勤采購

指學(xué)校各部門所需要的行政辦公用品采購、學(xué)校各教學(xué)單位所需要的教學(xué)用品采購，以及學(xué)校宿舍等后勤部門所需要的物品采購。

第三條. 整個物資采購過程分為采購申請審批、采購過程管理、倉庫管理、采購資金管理等四個主要環(huán)節(jié)。

第二章    采購申請審批

第四條. 各部門所需要采購的物資，必須填寫“物資采購申請單”，報送總務(wù)處辦理申請手續(xù)。學(xué)校食堂所需要的主副食品采購，應(yīng)在每周四提出下周的食譜及每日采購計劃，經(jīng)食堂主管填寫“申購單”并簽字后報送總務(wù)處。其他各部門需要的物資，也必須填寫“申購單”，經(jīng)部門主管簽字后，報送總務(wù)處審批。“申購單”一般采用一式兩聯(lián)的方式，詳細注明：申購部門、申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容，一起交總務(wù)處審批。

第五條. 總務(wù)處收到各部門的申購需求，審核同意后，編制采購計劃及費用預(yù)算，一并報送財務(wù)部審核。對于食堂采購需求，總務(wù)處應(yīng)該征求營養(yǎng)專家、學(xué)校采購人員對食堂周譜的意見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購計劃；如無修改，總務(wù)處審核后在食堂“申購單”上簽字同意并編制采購預(yù)算，報送財務(wù)部。對于其他部門的采購需求，總務(wù)處應(yīng)核對學(xué)校物資庫存情況，對部門“申購單”簽署意見并編制采購計劃及部門采購預(yù)算后，一并報送財務(wù)部審核。

第六條. 財務(wù)部接到總務(wù)處轉(zhuǎn)送的部門“申購單”后，審核部門的費用支出是否超出部門費用預(yù)算，簽署意見后報送行政副校長。如果沒有超出部門費用預(yù)算，則由行政副校長審批同意后執(zhí)行；如果超出部門費用預(yù)算，則行政副校長審批后，還需要由校長最終審批同意后執(zhí)行。

第七條. 審批通過的部門“申購單”一份由申購部門留存，作為以后領(lǐng)取物資的依據(jù)；另一份由總務(wù)處留存，并由總務(wù)處據(jù)之填寫“采購訂貨單”授權(quán)采購人員辦理購物手續(xù)。“采購訂貨單”一式三聯(lián)，其中一份由采購人員保管，作為采購依據(jù)；一份由采購員在物資采購入庫時轉(zhuǎn)交倉管員，作為驗收貨物的依據(jù)；一份由總務(wù)處歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對、分析。

第八條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應(yīng)采用書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟?。如果遇到緊急情況，也可傳真、電話或手機短消息授權(quán)，之后補辦書面文件。

第三章  采購過程管理

第九條. 總務(wù)處要廣泛收集所采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化情況，建立主要采購物資的基準(zhǔn)價格體系，據(jù)之編制采購預(yù)算及規(guī)范采購價格決定。

第十條. 學(xué)校采購物資，采購員在與供貨商談判價格時，必須兩個采購員一起參加談判定價。

第十一條. 對單項或批量采購預(yù)算達到10萬元以上的物資采購，具備招標(biāo)條件的，一律實行招標(biāo)采購。具體實施方法見《美佛兒國際學(xué)校物資采購招標(biāo)實施辦法》。

第十二條. 對于單項或批量采購金額在3000元以下（含）的物資采購，采購員具有采購價格的最終決定權(quán)；但是如果采購物資單位價格上漲超過基準(zhǔn)價格10%時，采購員沒有價格最終決定權(quán)，必須將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價格等相關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處了解相關(guān)詳細情況后簽署審核意見，然后轉(zhuǎn)送財務(wù)部進行部門費用預(yù)算審核，最后由行政副校長審批決定。

第十三條. 對于單項或批量采購金額在3000元以上，10萬元（含）以下的物資采購，采購員應(yīng)該首先進行詢價過程。根據(jù)詢價結(jié)果，采購員將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價格等有關(guān)信息報送總務(wù)處，總務(wù)處了解詳細情況后簽署審核意見，然后轉(zhuǎn)送財務(wù)部審核費用預(yù)算，最后根據(jù)采購金額報送由行政副校長或校長審批決定。當(dāng)采購金額在3000元以上，10000元（含）以下時，采購最終決定權(quán)在行政副校長；采購金額在10000元以上，10萬元以下（含）時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。

第十四條. 采購價格決定過程中，總務(wù)處主任、行政副校長、校長根據(jù)需要可以參與價格談判和采購合同的簽訂。

第十五條. 上述決策流程中，如果審核、審批人在出差或請假期間，應(yīng)采用書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟?。如果遇到緊急情況，也可傳真或電話授權(quán)，之后補辦書面文件。

第十六條. 監(jiān)察審計室負責(zé)對采購流程的監(jiān)控，應(yīng)該定期及不定期檢查采購單據(jù)，審查采購流程及采購價格決定是否執(zhí)行和遵守采購制度。同時，監(jiān)察審計室也負責(zé)定期及不定期對采購價格進行調(diào)查和對外詢價，為領(lǐng)導(dǎo)決定采購價格和簽訂采購合同提供決策支持。 

第十七條. 學(xué)校采購的一切物資，在尾款支付前，總務(wù)處必須向供貨商索要發(fā)票。

第四章   倉庫管理

第十八條. 倉庫的物資驗收入庫：

采購員購回的各種物資都應(yīng)及時送交倉庫驗收。倉管員應(yīng)對照“采購訂貨單”、發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴格查驗，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”。“入庫單”是證明物資已經(jīng)驗收入庫的會計憑證。“入庫單”一式四聯(lián)，由倉管員填制并簽字后，一張倉管員留存，登記倉庫臺帳；一張由倉管員在2日內(nèi)交總務(wù)處進行業(yè)務(wù)核算，總務(wù)處在收到入庫單后應(yīng)及時通知申購單位領(lǐng)取物資；一張由采購員作為報銷依據(jù)，連同發(fā)票、供貨商貨物清單等資料一起送交財務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計室存檔、審核。

學(xué)校分設(shè)食堂倉庫管理員和行政后勤物資倉庫管理員，分別對食堂采購物資和行政后勤采購物資進行入庫管理。

第十九條. 物資在庫期間的管理：

保管員要對庫存物資進行科學(xué)管理，切實做到擺放科學(xué)，數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量不變等。物資管理必須有完整的帳、卡檔案,倉管員需要對物資進行分類登記，首先對采購的物資進行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁數(shù)進行登記，另外倉管員必須每周登記庫存物資報表，報送總務(wù)處。對易腐化變質(zhì)的物品，應(yīng)及時通知申購單位領(lǐng)取。

第二十條. 物資領(lǐng)取出庫：

物資領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時，需要填寫“領(lǐng)料單”，經(jīng)部門主管簽字后報送總務(wù)處，總務(wù)處首先核對領(lǐng)用部門原審批后的“申購單”及“領(lǐng)料單”，簽字同意后，領(lǐng)料人持審批后“領(lǐng)料單”向倉管員申領(lǐng)物資。食堂主副食品物資領(lǐng)用不需要總務(wù)處審核，食堂主管在“領(lǐng)料單”上簽字同意后就可進行物資申領(lǐng)。

倉管員核對“領(lǐng)料單”審批手續(xù)是否完備后，登記物資出庫和發(fā)放手續(xù)。倉管員填寫“出庫單”，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取物資。“出庫單”一式三聯(lián)，一張由倉管員連同“領(lǐng)料單”留存歸檔，并登記庫存臺帳；一張交總務(wù)處進行登記存檔；一張交財務(wù)部門登記入帳。

第二十一條. 庫存物資清查盤點：

1. 及時準(zhǔn)確掌握物資實際變動情況，對物資庫存情況做到心中有數(shù)，及時處理積壓。保管人員要及時檢查庫存物資的帳、卡、物是否相符。

2. 學(xué)校監(jiān)察審計室應(yīng)每月、季定期對庫存物資進行輪番抽查。每半年由監(jiān)察審計室、總務(wù)處、財務(wù)室共同組成清倉盤點小組，對倉庫物資進行全面清點，在清點中如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧，必須分析原因，說明情況。如發(fā)現(xiàn)嚴重短缺和損壞，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任。對超儲、呆滯物資及時處理解決。

第五章    采購資金管理

第二十二條. 學(xué)校除零星物資采購可以由采購員現(xiàn)金采購?fù)?，大額采購業(yè)務(wù)及周期性采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購合同，并選擇定點供貨方，由財務(wù)部現(xiàn)金付款或轉(zhuǎn)賬付款。

第二十三條. 對于零星物資現(xiàn)金采購，實行采購員備付金制度。采購員填寫“領(lǐng)款單”，總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)交行政副校長審批。行政副校長審批同意后，采購員持“領(lǐng)款單”向財務(wù)領(lǐng)取3000元的備付金，同時采購員需要繳納同等金額的保證金，由財務(wù)出具收款憑證交采購員保存。備付金實行實報實銷制度。

第二十四條. 對于大量購買業(yè)務(wù)和周期性采購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡可能在比質(zhì)、比價、比信譽、比售后服務(wù)的基礎(chǔ)上實行定點采購，同類產(chǎn)品應(yīng)定點兩個供貨單位。供貨單位一經(jīng)確定，使用部門、總務(wù)處要及時掌握其質(zhì)量、價格、信譽的變化情況，以便及時調(diào)整。定點采購應(yīng)簽訂采購合同，盡量由財務(wù)部直接轉(zhuǎn)賬付款。

第二十五條. 對于采購金額超過采購員備付金金額，同時也不能通過財務(wù)部轉(zhuǎn)賬方式付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡量采用貨到付款方式，即供貨方根據(jù)采購協(xié)議將貨物發(fā)送到學(xué)校，然后供貨方根據(jù)協(xié)議規(guī)定憑發(fā)票直接從財務(wù)部領(lǐng)取貨款。

第二十六條. 對于采購金額在3000元以上，10萬元（含）以下的采購業(yè)務(wù)，當(dāng)采購合同或采購協(xié)議經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購員填寫“申請付款單”，經(jīng)過總務(wù)處審核，報送行政副校長或校長審批同意。當(dāng)采購金額在3000元以上，1萬元（含）以下時，行政副校長最終審批決定；當(dāng)采購金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。采購員在每周三、六兩日前將審批后“申請付款單”報送財務(wù)部審核匯總付款需求。在每周三、六兩日，財務(wù)部出納領(lǐng)取相應(yīng)現(xiàn)金陪同采購員外出付款采購。在每周三、六兩日的其他時間，財務(wù)部僅進行采購付款需求匯總，而不提取現(xiàn)金外出付款。

第二十七條. 采購金額在10萬元以上的采購業(yè)務(wù)，遵循《美佛兒國際學(xué)校物資采購招標(biāo)實施辦法》規(guī)定，由財務(wù)部根據(jù)采購合同付款。

第二十八條. 采購員現(xiàn)金采購的報銷必須遵循一定的審批流程。采購員首先填制“付款憑證”，附上入庫單、發(fā)票，報送總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)送財務(wù)部，財務(wù)部簽署審核意見后報送行政副校長審批，最后采購人員持審批后報銷憑證向財務(wù)部報銷。

第二十九條. 對于財務(wù)部銀行轉(zhuǎn)賬及現(xiàn)金付款的采購業(yè)務(wù)，在收到供貨方發(fā)票及入庫單后，財務(wù)部填制“付款憑證”附上發(fā)票、銀行付款憑證、采購合同或協(xié)議、入庫單等單據(jù)，報送采購員、總務(wù)處、行政副校長或校長等簽字審批，然后據(jù)之進行帳務(wù)處理。當(dāng)付款金額在1萬元（含）以下時，行政副校長最終審批決定；當(dāng)付款金額在1萬元以上，10萬元（含）以下時，行政副校長審核后，由校長最終審批決定。

第六章    附則

第三十條. 本物資采購管理辦法由財務(wù)部負責(zé)解釋。

第三十一條. 本物資采購管理辦法自制定之日起實施。